Informatiemanager/functioneel beheerder

Functieomschrijving:

Aanleiding
Er is ondersteuning nodig voor de afbouw van het beheer van een aantal beursprogramma’s in het huidige programmabeheersysteem Delta. Dit systeem is per november 2025 niet meer in gebruik en wordt nu uit gefaseerd.
Naast focus op beheer en afbouw van Delta moet ook aandacht zijn voor behoeften management, een analyse van behoeften en onderzoeksfase naar oplossingen ter vervanging van Delt

Al naar gelang de uitkomsten van een behoeftenonderzoek en het in kaart brengen van systeemvereisten, zouden eventuele projectmanagementtaken ook kunnen worden belegd bij deze rol. Op dit moment is de haalbaarheid van de combinatie van de verschillende rollen niet te overzien.

Voor het voorbereiden van een inkoopproces en de verdere implementatie van de oplossing is waarschijnlijk een aparte PM-rol nodig. De IM/FB speelt dan wel een aanzienlijke rol in het inkoopproces en implementatie, maar voor de behoeften en businessprocessen, niet op de aansturing van het project, inkoop etc.

Hieronder worden de verschillende typen activiteiten van de te werven informatie-manager/functioneel beheerder beschreven.

Informatiemanager taken:

• Het huidige programma management systeem Delta wordt momenteel uitgefaseerd. Door het wegvallen van het grootste beurzen- en projectenprogramma is het systeem te kostbaar in onderhoud geworden. Echter, een aantal kleinere beurzenprogramma’s maakt ook gebruik van Delta. Deze programma’s hebben nog een looptijd tot max eind 20026.
• Van sommige programma’s kan niet voorzien worden of hier nog een verlenging op volgt.
• Om continuïteit in programmabeheer voor bestaande programma’s als CHSP, MSP, LPDP en andere mobiliteitsprogramma’s te kunnen waarborgen, is een alternatieve oplossing voor Delta noodzakelijk.
• Nuffic heeft hiertoe in het recente verleden al verschillende stappen gezet waaronder het opstellen van technische vereisten. Echter, dit proces is on hold komen te staan vanwege een reorganisatie.

Prioritaire activiteiten:

• Nu de reorganisatie voltooid is, en de continuïteit van de in beheer zijnde programma’s noodzakelijk is, moet opnieuw naar de vereisten gekeken worden en een plan worden gemaakt voor een programma managementsysteem.
• Naast de administratie van huidige in beheer zijnde programma’s, is het hebben van een nieuw systeem ook noodzakelijk voor het verkrijgen van toekomstige programma’s. Belangrijke factor daarbij is de EU Pillar Assessed status, die het hebben van een dergelijk systeem vereist.
• Het system moet ten minste de volgende processen ondersteunen: administratie, nominatie, selectie, brieven genereren en versturen, rapporteren.
• Er zal Nuffic-breed overleg gevoerd worden omdat de huidige programma’s verspreid over verschillende bedrijfsonderdelen worden gemanaged. Het betreft Cluster Kennis en Advies en Cluster Programma’s en partnerschappen (voorheen Pillar NL en Pillar EU).

Concrete taken behelzen:

• Inventarisatie programma vereisten bij verschillende bedrijfsonderdelen (Den Haag en Nuffic SEA kantoor
• Intern overleg organiseren/voorzitten (Nuffic SEA ook betrekken)
• Inkoop proces voorbereiden incl. juridische, privacy en security checks
• Alternatively analysing if Nuffic SEA has alternative ICT tools available that can be suitable for programme management (see also Recommendations)

Functioneel beheer taken:

Voor Delta is een contract met Netcompany. Dit loopt tot 12 november 2025. Dit betekent dat alle activiteiten die in dit document genoemd worden, inclusief de archivering van de data en het verwijderen door Netcompany van alle gegevens voor 12 november gerealiseerd moet zijn.

Taken:

Finalising phasing out Delta;

• Database export and storage at new and safe location – check with WebIT (Including documents)
• Delete data server
• Verwijder autorisaties en rollen
• Informatie over datatransfer naar BZ + brieven die voor MSP en CHSP daarover geschreven moeten worden naar voorbeeld van de OKP brief
• Lopende programma’s ondersteunen (zie status in schema p. 4/5).

Wat wij van jou verwachten:

• HBO+ of WO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare kennis van informatiemanagement, procesinrichting en programmabeheer.
• Ervaring met het opstellen van functionele en technische vereisten voor IT-systemen.
• Ervaring met selectie en implementatie van softwareoplossingen.
• Sterke analytische vaardigheden en probleemoplossend vermogen.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Circle8 MSP is voor Nuffic op zoek naar een Informatiemanager/functioneel beheerder
Aanvraagnummer: SRQ118887